Si fa presto a dire videocall. In realtà la questione è meno ovvia di quanto si possa pensare. E no, non è solo una questione di qualità dei microfoni, auricolari, webcam. Dallo sfondo all’invito, dall’inquadratura all’eloquio, il discorso è molto più ampio. Insomma, on line sì, ma con stile. Così la pensa Carlo Alberto Tenchini, direttore marketing e comunicazione di Sharp Italia, che ha stilato il vademecum della videoconferenza perfetta.
D’altro canto, oggi online dialoghiamo con il gruppo di lavoro, definiamo progetti, manteniamo vivi i contatti con clienti, fornitori e partner. Siamo ogni giorno a contatto con una “nuova normalità” delle riunioni di lavoro che necessariamente impone regole di comportamento che siano il più possibile condivise.
Una sorta di galateo per rendere le call in video chiare, efficaci e, dunque, performanti.
Smart working ai tempi del Covid19. Si può fare! Ma non è così
1: nominare un moderatore
Le videoconferenze funzionano come le normali riunioni: senza un moderatore, c’è il rischio che la riunione non venga gestita in modo adeguato. A maggior ragione, mancando la presenza fisica, questo elemento deve essere una priorità. È opportuno, dunque, concordare prima dell’inizio della videoconferenza chi sarà a guidare la sessione di lavoro.
2: definire un obiettivo specifico
Tutti gli incontri devono avere uno scopo. Se si tratta solo di incontrare i colleghi per una breve chat online, sarebbe meglio nominare la riunione in modo appropriato, come “pausa caffè” e non “riunione di lavoro”. Altrimenti si rischia di comunicare qualcosa di sbagliato.
3: disattivare il microfono
Siamo tutti abituati a sentire strani rumori di fondo provenienti dai partecipanti alle chiamate: radio, bambini, rumori di cantiere, lavastoviglie o il ticchettio delle dita sulla tastiera. Per condurre la videoconferenza nel modo più fluido possibile, quando non si deve intervenire, è meglio disattivare il microfono, in modo da ridurre al minimo le interferenze e le distrazioni.
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4: non parlare contemporaneamente ad altri
In una riunione tradizionale è molto più semplice che le persone parlino contemporaneamente, ma tutto ciò è molto fastidioso durante una videoconferenza. Idealmente, sarebbe meglio coordinarsi sulla sequenza degli interventi o far sì che il moderatore ne decida l’ordine. Alcuni strumenti offrono ai partecipanti la possibilità di alzare virtualmente la mano, il moderatore prenderà nota e potrà gestire gli interventi. Per gruppi più numerosi, può anche essere utile che i partecipanti scrivano la domanda in chat per prenotare l’intervento.
5: tempi specifici per gli interventi
Ci sono persone che amano chiacchierare, ma a volte possono risultare snervanti. Se il moderatore desidera ricevere il parere da ciascun partecipante alla riunione, può impostare un tempo limite per ogni intervento in modo da garantire la parola a tutti i partecipanti.
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6: parlare lentamente
Nelle riunioni online c’è spesso un ritardo audio tra il microfono e il suono trasmesso, che può richiedere qualche secondo in più. Quando poni una domanda, lascia al gruppo abbastanza tempo per rispondere. Meglio non rispondere subito dopo ogni frase, perché potrebbero seguire altre domande.
7: attiva la videocamera
Il vantaggio delle piattaforme online come GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer ecc. è che puoi vedere i tuoi interlocutori. Chiedi ai partecipanti di attivare la videocamera durante la videoconferenza, così da aumentare la consapevolezza e la serietà dell'incontro. Ovviamente, è necessario attivarla in modo “intelligente”: inquadrature possibilmente simmetriche e non dal basso verso l’alto, sfondi adeguati al contesto o comunque neutri.
8: invitare le persone giuste
Poiché con la videoconferenza non sono necessari viaggi e spostamenti, si tende spesso a mandare l’invito a un numero di persone più alto del dovuto. Prima di invitare i partecipanti, è meglio definire l'obiettivo della videoconferenza. Quante volte durante una riunione virtuale ti sei chiesto: "cosa ci faccio qui?", ma poi per cortesia, sei rimasto connesso fino alla fine della riunione. Invita solo i partecipanti che realmente devono essere presenti, come se fosse un incontro di persona.
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9: utilizzare più immagini e meno testo
Quando mostri una presentazione, ricorda che molti partecipanti si collegano con un laptop e che il loro schermo è piccolo. Evita fogli di PPT con molto testo, meglio lavorare con le immagini. Nella videoconferenza puoi trasmettere emozioni, specialmente con discorsi e immagini, ed evitare presentazioni noiose.
10: l’abito fa il monaco
Last but non least: usa in videocall le stesse accortezze che useresti per una riunione in presenza. Ti presenteresti mai a colleghi e capi in pigiama o con il turbante che copre i capelli appena lavati? Ecco, usa la stessa cautela anche se ti colleghi da remoto. O, quantomeno, fai in modo che se proprio non puoi rinunciare al pantalone del pigiama sopra la camicia bianca e la cravatta blu, almeno che non si veda.
