Microsoft: una nuova funzionalità di Outlook e un nuovo studio sull’importanza delle pause tra i meeting

Microsoft ha recentemente ultimato una interessante ricerca con la quale ha introdotto una inedita quanto utile feature in Outlook.  La ricerca, eseguita dagli ingegneri di Redmond, analizza l’attività delle onde celebrali ed evidenzia l’impatto positivo delle pause tra una riunione e l’altra. Per rispondere a questa esigenza, il gigante americano dell’informatica ha quindi annunciato una nuova funzionalità per i meeting in Outlook che aiuta a prendersi alcune pause essenziali.

Secondo il Work Trend Index 2021 di Microsoft, che studia l’evoluzione dei trend del mondo del lavoro nel corso dell’ultimo anno, il tempo trascorso nei meeting è aumentato sensibilmente, arrivando quasi a triplicare il dato dell’anno precedente.

Inoltre, le riunioni durano mediamente 10 minuti in più, passando da una media di 35 a 45 minuti. La ricerca di Microsoft tende a sottolineare come le serie continue di meeting siano fonte di stress e impattino la produttività delle persone. Lo studio offre tre insight principali su come le pause tra una riunione e l’altra possano ridurre lo stress e migliorare la capacità di rimanere concentrati e coinvolti durante tutta la giornata lavorativa:

• Le pause permettono al cervello di “resettarsi”, riducendo il rischio di un eccessivo accumulo di stress;
• Le serie continue di meeting possono ridurre la capacità di concentrazione e il coinvolgimento delle persone;
• Il passaggio da una riunione all’altra può rappresentare un’ulteriore fonte di stress.

In considerazione dei risultati della ricerca, Microsoft ha quindi rilasciato un nuovo aggiornamento dedicato al benessere dei lavoratori. Ciascuna organizzazione potrà, infatti, impostare di default una regola di Outlook che prevede la programmazione automatica di brevi pause tra due meeting, una modifica che potrà essere eseguita anche dai singoli utenti. In entrambi i casi, la nuova funzionalità è personalizzabile ed è possibile bloccare slot di 5, 10 o 15 minuti alla fine di ogni meeting. Inoltre, è possibile programmare la durata delle pause in base alla durata del meeting stesso: le riunioni di 30 minuti, ad esempio, potranno iniziare sempre 5 minuti più tardi, mentre i meeting di un’ora inizieranno 10 minuti dopo.

«Nel mondo odierno del lavoro a distanza e ibrido, non è sufficiente incoraggiare solo la cura di sé. Dobbiamo innovare e sfruttare la tecnologia per aiutare i dipendenti a rendere operative le pause tanto necessarie nella loro routine quotidiana», ha dichiarato Kathleen Hogan, Chief People Officer di Microsoft. Questo aggiornamento, che viene incontro ai nuovi modelli di lavoro, costituisce un ulteriore traguardo raggiunto dall’azienda americana, teso a promuovere un cambio culturale nella gestione dei meeting tra i milioni di persone che utilizzano ogni giorno Microsoft Outlook e Teams in tutto il mondo.